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続・すみっこの記

富山生まれ下請けIT育ちのフリーライターが布団の中からお送りします

【同人者のためのEvernote活用講座】Evernoteを自家通販に活用する #doujinhacks

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間違いが許されない作業

活動が比較的小規模なサークルさんでは、自家通販を受け付けているところも多いかと思います。この自家通販、お金や物品が絡んでくるわけですから、各作業に間違いや遅延は許されません

そんな間違いが許されない自家通販処理という作業にEvernoteを生かしてみましょう。

自家通販処理用のテンプレートを作る

皆さんは自家通販処理をどのように行っていらっしゃるでしょうか。誰にでも決まりきった順序があるはずです。例えば私の場合は以下のような順序で処理をします。

  1. 受け取ったメールの内容を確認する
  2. 入金先を記載したメールを返信する
  3. 入金を確認する
  4. 送り状・宛名を書く
  5. 発送する

まずは上のように自分なりの処理順序を整理してみてください。

この処理順序は毎回変わらないはずです。ですから、この処理順序を含めたテンプレートとなるノートを作成しましょう。私は以下のようなノートを作成しています。

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自家通販の申し込みメールを受信したら、まずこのノートをコピーして「未済」「進行中」などのタグをつけましょう。

申し込みメールの内容を保存する

上で挙げたテンプレートには、「メール情報」という項目があります。私はここに申し込みメールの内容をそのまま貼り付けています。

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「進捗」という項目の「メール内容確認」にチェックを入れ、メールの内容をそのまま貼り付けたのが上の状態です。こうしておけばメール返信時にも、入金確認時にも、送り状・宛名を書く際にも簡単に見返すことができます。

入金方法を記載したメールを送信する

申し込み内容を確認したら、今度は入金方法をお伝えしなければいけません。このときに送信するメールの文面は毎回ほとんど同じはずですので、返信メールの文面もテンプレートとして保存しておきましょう。

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後はこのテンプレートの内容を通販処理用のノートの「返信メール本文」に貼り付けて、内容を適宜修正します。このとき、送料は発送する本の背厚によって変化するはずですので、自分の本の背厚をまとめたノートを作っておくと便利です。

本文内容を確認したら、メールを返信し、「メール返信」にチェックを入れましょう。

入金を確認し、送り状と宛名を書く

入金を確認したら「入金確認」にチェックを入れましょう。入金先が複数ある場合でも、どの入金先を使用するかがノートに記載されているので混乱しません

私の活動は非常に小規模なので、送り状と宛名は毎回手で書いています。申し込み情報以外にメッセージをいただいている場合は、送り状にもそれに対するお礼を書くようにしています。このメッセージも、宛名も、ひとつのノートにまとめられているのでいちいちメールボックスの中を漁る必要はありません。

発送して通販処理終了

本を梱包し、発送したら全てのチェックボックスにチェックが入ります。これで通販処理は終了です。ノートを作成した際につけておいた「未済」「進行中」などのタグを外しましょう。こうすることで、「未済」「進行中」タグでノートを絞り込むことができ、誰宛の作業が済んでいないのかが分かりやすくなります

 

自家通販の作業は活動規模が大きければ大きいほど混乱をきたすものです。返信や発送を忘れないように、きちんと管理していきましょう。

それでは、また。

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